Page 75 - สรุปองค์ความรู้ ประจำปีงบประมาณ 2560
P. 75
องค์ความรู้ ประจ าปีงบประมาณ 2560 กะทัดรัด ต้องให้ตรงกับจุดประสงค์
2) ถูกต้องตามชื่อเรื่อง สรุปย่อเรื่องที่ได้ใจความ
3) เนื้อหาต้องชัดเจน ผู้อ่านเข้าใจได้ทันที รัดกุม เช่น
ใครท า ท าอะไร กับใคร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร เพื่ออะไร
โดยมีเนื้อให้ครบ 3 ส่วน ดังที่กล่าวเทคนิคการท าหนังสือ
ราชการก่อนจะร่างหนังสือ ผู้ร่างคงจะต้องถามตนเองก่อนว่า
หนังสือฉบับนั้น ท าถึงใครมีวัตถุประสงค์ใดและออกในนาม
หน่วยงาน ผู้ลงนาม คือ ผู้รับผิดชอบหนังสือฉบับนั้น และเมื่อ
ทราบแล้ว จะต้องตระหนักในความรับผิดชอบของ การร่าง
หนังสือ ส่วนข้อความจะยาวหรือสั้นนั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ว่า
มีมากน้อยเพียงใดส าหรับส านวนภาษาที่ใช้ไม่ควรร่างแบบสั่ง
หรือบังคับ ควรเขียนให้สละสลวย สุภาพ อ่อนน้อม และชัดเจน
การร่างหนังสือให้ถูกต้องนั้น จะมีหลักการเขียนซึ่งสามารถ
น ามาเป็นแนวทางในการปฏิบัติสาหรับการเขียนในถูกต้อง มี
ดังนี้
3.1) การเขียนถูกแบบคือจะต้องทราบว่าหนังสือที่จะ
ร่างเป็นหนังสือประเภท “หนังสือภายใน” “หนังสือภายนอก”
หรือ “หนังสือประทับตรา” ฯลฯ เมื่อชัดเจนแล้วก็จัดโครงสร้าง
หนังสือให้ถูกแบบ จัดวางข้อความให้ถูกที่และใช้ถ้อยค า ให้
ถูกต้องเหมาะสมกับฐานะผู้รับ
3.2) การเขียนให้ถูกเนื้อหา เนื้อหาต้องประกอบด้วย
1) เหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งอาจเป็นเหตุมาจากผู้มี
หนังสือไป หรือเหตุจากบุคคลภายนอก หรือเหตุจากเหตุการณ์
ปรากฏขึ้น หรือเหตุจากผู้รับหนังสือ และอาจเป็นเหตุที่เกิดขึ้น
ใหม่ หรือเหตุที่มีเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมา และอาจจะมีเรื่อง
